Pełna księgowość czy KPiR – wybór formy ewidencji zależy od rodzaju działalności, przychodów oraz statusu firmy. Sprawdź, kiedy przedsiębiorca może korzystać z podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a kiedy musi prowadzić księgi rachunkowe.
Kiedy można prowadzić KPiR?
Księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną ewidencją podatkową. Przedsiębiorca zapisuje w niej przede wszystkim przychody oraz koszty uzyskania przychodów. Na tej podstawie ustala dochód podlegający opodatkowaniu.
Z KPiR korzystają najczęściej osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy wybranych spółek osobowych. Warunkiem pozostaje spełnienie limitu przychodów określonego w przepisach oraz brak obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych z innych przyczyn.
Ta forma rozliczeń pasuje firmom o nieskomplikowanej strukturze. W ewidencji pojawiają się między innymi:
- sprzedaż towarów i usług,
- zakupy handlowe oraz materiały,
- wynagrodzenia i składki związane z zatrudnieniem,
- koszty transportu, najmu, reklamy i obsługi biurowej.
Kiedy firma musi przejść na pełną księgowość?
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów. Pod uwagę bierze się przychody osiągnięte w poprzednim roku obrotowym, przeliczone według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości.
Zmiana dotyczy także podmiotów, które mają określoną formę prawną. Pełna księgowość obejmuje między innymi spółki kapitałowe, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. W niektórych przypadkach obowiązek wynika również z decyzji właściciela lub zapisów umowy spółki.
Na pełne księgi trzeba zwrócić uwagę szczególnie wtedy, gdy firma:
- przekracza limit przychodów zobowiązujący do zmiany ewidencji,
- zostaje przekształcona w spółkę kapitałową,
- prowadzi działalność w formie wymagającej ksiąg rachunkowych,
- dobrowolnie wybiera rozbudowaną sprawozdawczość finansową.
Jak wygląda przejście z KPiR na pełne księgi?
Zmiana nie polega wyłącznie na założeniu nowego programu księgowego. Trzeba zamknąć dotychczasową ewidencję, ustalić stan majątku oraz zobowiązań i przygotować dane potrzebne do otwarcia ksiąg rachunkowych.
Pełna księgowość wymaga stosowania przyjętych zasad rachunkowości. Firma opisuje w nich między innymi sposób wyceny aktywów, rozliczania kosztów, amortyzacji oraz ujmowania operacji gospodarczych. Dokumentacja powinna odpowiadać specyfice przedsiębiorstwa, a nie tylko schematowi programu.
Przed rozpoczęciem pracy warto uporządkować kilka obszarów:
- sprawdzić datę powstania obowiązku,
- ustalić plan kont i zasady obiegu dokumentów,
- wykonać inwentaryzację majątku oraz zobowiązań,
- przekazać księgowemu kompletne dane z poprzedniej ewidencji.
Co zmienia pełna księgowość?
Księgi rachunkowe pokazują nie tylko dochód podatkowy. Odzwierciedlają także majątek firmy, źródła jego finansowania, należności, zobowiązania oraz wynik finansowy. Dzięki temu właściciel otrzymuje szerszy obraz kondycji przedsiębiorstwa.
Zakres obowiązków jest większy. Firma prowadzi dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald. Sporządza także sprawozdanie finansowe, na które składają się między innymi bilans oraz rachunek zysków i strat. Warto znać różnice między bilansem a RZiS, ponieważ oba dokumenty przedstawiają inne informacje o działalności.
Jak przygotować firmę do zmiany ewidencji?
Najlepiej rozpocząć przygotowania przed końcem roku obrotowego. Pozwala to wyjaśnić rozbieżności w dokumentach, uporządkować faktury i ustalić zasady współpracy z biurem rachunkowym. Nagła zmiana systemu często powoduje opóźnienia oraz błędy w danych otwarcia.
Właściciel powinien też sprawdzić umowy, środki trwałe, rozrachunki z kontrahentami i rozliczenia podatkowe. Materiał powstał przy współpracy z finansowo.priv.pl
Artykuł sponsorowany
